Zoom sur la mission de forfaitiste groupes

©Rn2DLes forfaitistes groupes ont en charge des missions extrêmement complètes et variées : conception de produits, promotion, commercialisation, conseils auprès des prestataires. Autant de moyens d’actions à mobiliser pour satisfaire les besoins d’une clientèle très spécifique : celle des groupes.

Les activités commerciales liées au tourisme des groupes

Les forfaitistes – conseillers/ères vendeurs qui concentrent leur activité sur les clientèles groupes adaptent leurs missions aux impératifs liés à des attentes et besoins bien spécifiques.

Conception de produits groupes :

Travailler avec les différents partenaires et prestataires pour construire avec eux l’offre de produits (angles techniques et tarifaires), documenter l’offre (fiche technique et manuel de vente).

Commercialisation de produits groupes :

Analyser, reformuler et faire valider la demande client, puis construire une ou plusieurs offres souvent sur-mesure en définissant les conditions techniques et tarifaires de la prestation. Il s’agit d’un exercice spécifique car il faut définir les attentes de tout un groupe de personnes à partir d’une relation avec un interlocuteur unique, l’organisateur du séjour. Autre spécificité : les groupes organisent et planifient leurs séjours longtemps à l’avance, ce qui nécessite une forte anticipation de la part des organisateurs.

Accueil et conseil touristique :

Sandrine Rieutor (Gard), workshop 2012 ©N Jestin

Que ce soit en face à face, par téléphone, courrier ou internet, ils accueillent leurs clients et leurs demandes de séjours, fournissent des informations (questions spécifiques, envoi de documentation…). On entre alors, avec la personne chargée de l’organisation du séjour pour l’ensemble du groupe, dans une relation de co-construction du séjour touristique demandé, en proposant des offres en phase avec les attentes identifiées, la typologie du groupe, la durée du séjour et les contraintes budgétaires.

Gestion de la relation clients et de la relation prestataires :

Fidéliser la clientèle, en tenant compte des spécificités des groupes et grâce à des produits et des services de qualité, à des opérations de promotion et de communication (salons, mailings, …). Animer le réseau des prestataires afin de les impliquer, de dynamiser l’offre.

Editions :

Créer, en collaboration avec les services de communication, la brochure (support papier ou numérique) qui rassemblera les offres groupes proposées par la centrale de réservation : conception, mise en forme…

Administration commerciale (back office) :

Assurer l’ensemble des formalités administratives, juridiques et financières liées à la commercialisation : suivi de la réservation, SAV, contrats, facturation, gestion des règlements prestataires…

Prospection :

La participation à des workshops / salons professionnels est fréquente pour les forfaitistes groupes, afin de renouveler et développer leur portefeuille clients.

Accueil :

Stéphane Gros et Jean David Garrelou, Doubs Tourisme ©N JestinLe forfaitiste groupes accueille souvent les clients à leur arrivée et parfois même les accompagne durant leur séjour. Cette mission d’accueil/accompagnement est spécifique à la clientèle groupe, qui bénéficie ainsi d’un contact direct avec son interlocuteur, plus rare lors des ventes individuelles.

Le commercial groupe est un interlocuteur unique pour son client : il suivra le dossier de A à Z, depuis la demande de devis jusqu’au déroulement du séjour, ce qui crée une relation commerciale privilégiée avec les clients et facilite la fidélisation.

Les groupes, cinq grands types de clientèles :

– Clientèles d’affaires : Congrès et séminaires

– Comités d’entreprises

– Groupes troisième âge / quatrième âge

– Groupes scolaires

– Clientèles d’autocaristes / d’agences de voyages

Ces types de groupes ont des besoins spécifiques et différents, que ce soit en termes d’attentes, de conditions de séjours, d’encadrement.
C’est donc au chargé de clientèles groupes de prendre en compte ces différences pour répondre au mieux aux demandes qui lui sont faites.

Le Club Destination Groupes du Rn2d : Les spécialistes du voyage sur-mesure pour les groupes.

Le Club Destinations GroupesDepuis 1996, Rn2D anime le Club Destination Groupes, qui mutualise les compétences de 47 ADRT/ART pour former un véritable réseau commercial à destination des groupes.

Les forfaitistes groupes de ces ADRT/ART travaillent donc en réseau à l’échelle nationale et mutualisent certaines actions de promotion : animation d’un site internet, édition d’une brochure, participation à un workshop national, …

Ils mènent également des actions de prospection et de fidélisation de leurs clients (près de 8.000 adresses). Au sein du Club Destination Groupes, la capacité à travailler en équipe est essentielle.

Pourquoi se spécialiser dans ces activités ?

Qualités personnelles :
Pour exercer ce métier, il faut évidemment aimer le contact, car on se trouve en relation permanente avec les clients d’une part, et les prestataires de l’autre.
Il faut être à l’écoute, être disponible et accueillant envers ces clients dont il faut comprendre les besoins pour pouvoir répondre au mieux à leur demande.
Capacité d’organisation, réactivité et créativité sont des qualités qui permettront de créer des séjours réussis.

Compétences requises :
Il s’agit avant tout d’un poste de commercial, pour lequel il faut donc savoir monter des produits, calculer des prix de vente, négocier (avec les clients comme avec les prestataires).
Mais aussi faire preuve d’esprit marketing, en s’attachant à déceler, à identifier la demande client pour mieux la satisfaire.
Des connaissances en matière de législation sont une véritable plus-value.

Quelles formations pour y arriver ?
Pour devenir commercial groupes, un niveau minimum Bac+2 est requis.
Les formations qui préparent à ce métier sont des diplômes de tourisme tels que le BTS, de commerce, ou de marketing.

Rn2D accompagne les forfaitistes groupes

Paragraphe prochainement disponible.

Quelques témoignages (prochainement)

Interview de S. Gauthier (photo©DR)
Sylvain Gauthier (Eure et Loir)

Interview de P. Breuil (photo©DR)
Pascal Breuil (Corrèze)

Interview de S. Charlemagne (photo©DR)
Sylvie Charlemagne (Loire)

Interview de E. Rangée (photo©DR)
Elysée Ranger (Orne)