Zoom sur la mission d’assistant(e) de direction

L’assistant(e) de direction joue un rôle clef dans l’organigramme de l’ADT/CDT. Travaillant en binôme avec son/sa Directeur/trice, mais également en lien son/sa Président(e) et les différents pôles de la structure, l’assistant(e) de direction constitue un rouage indispensable et central au bon fonctionnement de l’ADT/CDT.

Les activités de l’assistance de direction

Secrétariat de la direction

Traiter le courrier, filtrer les appels téléphoniques, rédiger des projets de courrier, préparer des dossiers… Prendre en charge le suivi administratif des dossiers, gérer l’agenda et le planning de la direction. L’ensemble de ces tâches permet à l’assistant(e) de faciliter le travail de son directeur/sa directrice.

Vie administrative de la structure :

Préparer et organiser les réunions d’instance de l’ADT/CDT, c’est-à-dire les bureaux, les Conseils d’Administration, ainsi que l’Assemblée Générale annuelle. Il faudra donc gérer les convocations, écrire les comptes-rendus, gérer le fichier des élus…

Intendance et gestion logistique :

Assurer la gestion des locaux (entretien, maintenance, sécurité…) et/ou la gestion des véhicules de l’organisme et/ou la gestion des contrats de l’organisme (locaux, entretien des locaux, entretien des véhicules, assurances…). Assurer également la gestion des fournitures, ainsi que la gestion du stock de documentation.

La relation qu’entretiennent l’assistant(e) et le/la directeur/trice est primordiale pour le bon fonctionnement de leurs missions respectives. L’assistant(e) est le/la plus proche collaborateur/trice de ce dernier: leur lien est privilégié, la confiance que l’un et l’autre s’accordent est fondamentale.

Missions complémentaires©Destination 70

D’autres missions peuvent être confiées aux assistant(e)s de direction, qui diffèrent selon la taille de leur ADT/CDT:

– Gestion du centre de ressources et de la documentation

– Accueil téléphonique et/ou en face-à-face

– Comptabilité

– Veille presse et juridique, …

Les assistant(e)s de direction peuvent aussi se voir confier des missions autonomes de leur fonction première, comme par exemple l’animation de la démarche qualité de la structure, l’animation du concours des villes et villages fleuris…

De Secrétaire à Assistant(e)

L’évolution de l’informatique, ainsi que les technologies de l’information et de la communication, permettent aujourd’hui d’accomplir beaucoup plus vite un bon nombre de tâches de secrétariat et d’administration.
Grâce à cela, l’assistance prend le pas sur le secrétariat : de moins en moins d’exécution pour de plus en plus de collaboration.

« Etre assistant(e) de direction, c’est avant tout avoir une relation de confiance avec son manager pour gérer son quotidien, mais c’est aussi assurer le bien être au travail de ses collègues »

Le profil des assistant(e)s de direction

Qualités personnelles :
• Êtes autonome et organisé.
• Avez l’esprit pratique, savez anticiper, gérer des priorités.
• Savez faire preuve de discrétion (notion de confidentialité) et de diplomatie.
• Êtes attentif, à l’écoute de votre environnement.

Compétences requises :
• Pour cette mission, des compétences bureautiques sont indispensables, car le maniement des outils informatiques et quotidien.
• Tout aussi nécessaires, des compétences de secrétariat: prise de note, rédaction et élaboration de document.
• Enfin, bien connaitre les institutions de son département, ainsi que leur fonctionnement, constitue un atout indéniable.

Quelles formations pour y arriver ?
Pour exercer la mission d’assistance de direction, un niveau minimum Bac+2 est requis.
Il est possible de se spécialiser dès le lycée, en passant un Bac Professionnel Gestion Administration.
La formation BTS est la plus courante:
– BTS Assistance de Direction
– BTS Assistance de Manager
– BTS Assistance de Gestion, …

Rn2D accompagne les assistant(e) de direction

Rn2D anime la communauté « Ressources humaines et gestion« , qui regroupe l’ensemble des assistant(e)s de direction, responsables RH, comptables. Cet espace privé permet aux salariés de bénéficier d’informations et d’échanger sur leurs missions et l’actualité de leur métier. Un service d’assistance juridique par téléphone leur est également proposé par Rn2D, en partenariat avec un cabinet spécialisé.

Quelques témoignages

Interview de S. Aspeel ©DR
Sandrine Aspeel (Nord)

Interview de V. Brion ©DR
Viviane Brion (Côte d’Or)

Interview de L. Guého ©DR
Laurence Guého (Morbihan)

Interview de B. Heimonet ©DR
Béatrice Heimonet (Loir et Cher)

Interview de M. Izquierdo ©DR
Marion Izquierdo (Doubs)

Interview de V. Puviland ©DR
Véronique Puviland (Ain)